일본 사람과 일한다면 다음 사항에 유의해야 한다.

어떤 선물이 적절할까? 어떤 주제로 이야기를 할까? 실수를 했다면 어떻게 해야 할까? 칼 뒤스베르크 센터의 일본인 트레이너 고이치 토미자와가 다음과 같이 조언하였다.

멜라니 크라우스(Melanie Krauß)

일본 기업과의 좋은 협력 관계를 유지하기 위해서는 인간관계에서 신뢰를 쌓는 것이 우선이다. “일본인은 낯선 사람보다 친한 사람과 거래하는 것을 선호합니다. 일본인들은 개인적인 관계를 중요시하고, 판매자를 신뢰할 때 무언가를 구매합니다. 독일에서는 우수한 제품을 나타내는 마크와 인증서가 더 중요한데 말입니다.”(고이치 토미자와) 첫 만남에서 직접 대면하는 것도 매우 중요하다.

1. 선물

일본인에게 작은 선물을 하는 것은 예의를 나타내는 중요한 수단이다. 팀원들에게 작은 기념품을 선물하는 것도 좋은 방법이다. “일본에서는 전통적으로 1년에 두 번 선물을 합니다. 7월부터 8월 중순까지 이 시기를 ‘오추겐’이라고 하고, 12월을 ‘오세이보’라고 합니다. 예상치 못한 서프라이즈를 위해 일본의 선물 문화(협력에 대한 감사)를 이용해 보십시오.”(고이치 토미자와).

2. 관계 형성하기

일본인과의 가벼운 대화에서 개인적인 주제를 다루어도 괜찮다. “대화에서 공통점을 찾는 것이 핵심입니다. 그렇게 해서 연결점을 만들 수 있습니다.”(고이치 토미자와) 정기적인 사적 교류는 일본인들이 높이 평가하는 장기적 비즈니스 관계로 이어진다. 특히 중요한 것은 함께 식사하는 것, 방문의 일환으로 여가 프로그램을 즐기는 것, 휴식 시간에 함께 흡연하는 것 등이다. “밀접한 관계를 위해 금기시할 것은 없습니다. 하지만 처음부터 정치 전반, 한일 관계, 일왕 책임, 이와 유사한 주제는 금기시하는 것이 좋습니다”(고이치 토미자와)

3. 報連相(호-렌-소) 원칙

일본인은 커뮤니케이션뿐만 아니라 일하는 방식도 다르다. 고이치 토미자와는 다음 사실을 분명히 지적했다. “일본 직장인들은 각자의 상사로부터 프로젝트에 대한 긴밀한 지원을 기대합니다.” 그리고 그들은 중간 보고서를 자주 제출하고, 진행한 방식이 맞는지 자주 확인을 받는다. 외국인들은 잘 이해가 가지 않는 이러한 관습을 일컫는 고유 명사가 있다. 바로 ‘호렌소’이다. ‘보고하고, 연락하고, 상담하라’는 뜻이다.

4. 정보 수집 의무

외국인들에게 익숙하지 않은 또 다른 조직 문화로, 상급자의 정보 수집 의무가 있다. 일본에서는 상급자의 업무 가운데 하나가 직원이나 공급업체의 정보를 물어보는 것이다. ‘호렌소’와 정보 수집이 함께 작동하면서 좌우 균형을 맞춘다. “’호렌소’가 많이 수행되면, 상대적으로 상급자의 정보 수집 활동이 줄어들겠죠?”(고이치 토미자와)

5. 根回し(네마와시) 관리

일본은 위계적 질서가 있어 상급자가 모든 결정을 한다. 하지만 전문적인 일은 대부분 팀 내부에서 진행한다. 또한 팀 구성원들은 토론이 아니라, 의사 결정자에게 비공식적인 일대일 대화를 통해서만 아이디어를 전달할 수 있다. 결과는 팀장이 전체 모임에서 발표할 뿐이다. 이는 조화를 유지하는 것을 중요시하는 문화 때문이다. 일본 측의 의사 결정에 영향을 미치고 싶은가? 그렇다면 먼저 조직도를 확인하고 팀의 컨설턴트가 누구인지 반드시 확인해야 한다.

6. 조용히 말해도 무게가 있다

일본인은 조용히 경청하고 열띤 토론을 하지 않는다. “일본인들의 귀에는 조용한 말과 부드러운 비판을 수용하는 일종의 증폭기가 있습니다. 직접적으로 전달하는 독일 방식은 일본인들에게는 너무 요란하게 들립니다. 일본인은 부끄러움의 문화가 강하고 체면을 잃는 것을 참지 못합니다. 가능한 한 작은 모임에서 비판을 하며, 비판의 처음과 끝에는 샌드위치 방식으로 긍정적인 이야기를 합니다.”(고이치 토미자와) 좋은 말과 좋은 말 사이의 잘 포장된 비판을 유의하여 들으면 일본인의 생각을 읽을 수 있다. 만일 당신이 좋은 말 사이에 숨겨져 있는 비판을 무시한다면 당신의 사업 전망은 밝지 않을 수 있다.

7. 발언과 발언 사이에 긴 뜸 들이기

일본인은 발언과 발언 사이에 긴 뜸을 들이는 것이 일반적인 것이다. 이렇게 발언을 중단하고 생각하는 습성 때문에, 미팅 중 시간적 손해를 볼 수 있다. 가장 좋은 방법은 계획된 주제와 발언에 시간을 정하여 정확한 회의 절차를 진행하는 것이 중요하다. “이와 같이 구체적으로 계획하면 준비하고 발언하는 시간에 균형을 맞출 수 있습니다.”(고이치 토미자와)

8. 실수를 했다면?

“일본인은 외국인의 실수를 이해하고 잘 봐줍니다. 중요한 것은 이런 일이 반복되지 않는다는 것입니다.”(고이치 토미자와) 그리고 겉보기에 사소해 보이는 반응에 주의해야 한다. 질문 뒤에 대답 대신 미소가 따라온다면, 상대방이 대답하기를 원치 않는 것이고 대답을 하지 않을 수 있다. 이런 경우 다른 주제로 넘어갔다가, 분위기가 좋아졌을 때 어떤 점이 좋지 않았는지, 어떻게 하면 잘할 수 있는지, 조심스럽게 물어봐야 한다. 예를 들어, 낮은 직급의 사람이 중대한 실수를 하면 고객에게 출장을 가는 것과 같은 의제가 분명히 있을 수 있다.

일본과의 관계를 구축하고 유지하는 데 시간이 많이 걸린다 하더라도, 수년 동안 지속되어 온 독일과 일본의 파트너십에 투자할 가치는 있다. 일본 속담에 “긴 여정도 첫걸음부터 시작된다”라는 말이 있다.